این روزها دیگر کمتر پیش می آید که کسی ترجیح بدهد تماس تلفنی بگیرد. با وجود پیامک، ایمیل و رسانه های اجتماعی مختلف و جور واجور، خیلی از ما وقتی گوشی مان زنگ می خورد احساس خوبی پیدا نمی کنیم و از خودمان می پرسیم چرا پیام نمی دهند؟ این مساله وقتی سخت تر می شود که بدانید باید پشت گوشی به زبان انگلیسی صحبت کنید، در حالی که شما هنوز کاملا روی این زبان تسلط ندارید و در مسیر یادگیری اش هستید.

اگر برای استخدام یا کار در جایی مجبورید موقع تلفن زدن به انگلیسی صحبت کنید و به خاطرش استرس دارید، نگران نباشید! راهنمای امروز ما به شما کمک می کند تا از پس آن بربیایید. یادتان باشد که مطمئن ترین روش برای داشتن مکالمات تلفنی روان، مطمئن و حرفه ای به انگلیسی، آمادگی پیدا کردن از قبل است.

راهنمای گام به گام برای داشتن مکالمات تلفنی حرفه ای به انگلیسی

اگر می دانید باید به زودی با شخص حرفه ای و مهمی تماس بگیرید و این تماس تلفنی برایتان مهم است، پس بهتر است نیم ساعت وقت بگذارید تا خودتان را آماده کنید.

مراحل زیر به شما کمک می کنند مطمئن شوید که تا حد امکان برای برقراری این تماس تلفنی مهم آماده هستید!

1- چیزی که می خواهید درباره اش صحبت کنید را بنویسید

بهتر است قبل از اینکه تماس بگیرید، از چیزهایی که قرار است بگویید و اطلاعاتی که نیاز به دریافتشان دارید یادداشت هایی تهیه کنید. نوشتن چند جمله کوتاه و مفید از قبل به شما کمک می کند. همه عبارات لازم را بنویسید و بعد درستی در آنها را در گوگل ترنسلیت (Google Translate) بررسی کنید. البته بهترین کار این است که از کسی که زبان مادری اش انگلیسی است بخواهید تا جملات شما را بررسی کند تا صد در صد از بابت آنها مطمئن شوید.

اگر موقع صحبت کردن دچار استرس لحظه ای شدید، این جملات از پیش نوشته شده کمک کننده هستند و با مراجعه و نگاه کردن به آنها می توانید تمرکزتان را بدست بیاورید. به این ترتیب اگر دچار سردرگمی و دستپاچگی شدید یک استراتژی و تکنیک مناسب برای حل این مشکل خواهید داشت تا دوباره به صحبت کردنتان ادامه بدهید.

2- تماس تلفنی را از قبل تمرین کنید

اگر تماس تلفنی تان واقعا مهم است، بهتر است قبل از تماس گرفتن آن را با یک انگلیسی زبان تمرین کنید. گر در حال آماده شدن برای یک مصاحبه تلفنی یا یک مکالمه مهم با مشتری برای فروش محصولاتتان هستید، مطمئنا ارزشش را دارد که از قبل آن را با یک انگلیسی زبان تمرین کنید. حتی اگر مکالمه تلفنی واقعی شما کاملا متفاوت پیش برود، باز هم این تمرین باعث می شود دایره لغاتتان را آزمایش کنید و با بداهه گویی هایی که در این زمینه پیش می آیند آشنا شوید.

3- مکالمه تان را با صحبت های خودمانی شروع کنید

شروع کردن هر نوع مکالمه تلفنی حرفه ای با صحبت درباره مسائل غیر مرتبط و خودمانی بسیار عالی است. این کار باعث می شود شخصی که با او حرف می زنید احساس راحتی کند و تماس را با حالت دوستانه تری شروع نماید. علاوه بر این، کار شما موقع گفتگو درباره مسائل مهم و فنی هم راحت تر می شود.

اگر شخصی که پشت خط است را نمی شناسید می توانید با این عبارات گفتگویتان را شروع کنید:

• How are you doing today?   امروز چطورید؟
• How is the weather where you are?   آنجا که هستید هوا چطوره؟
• How is your week going?   هفته تان چطور می گذرد؟

اگر قبلاً با گوینده ملاقات کرده اید می توانید کمی خودمانی تر صحبت کنید و گفتگویتان را به چیزهایی که هم خودتان و هم آن شخص در جریانش هستید ربط بدهید. بهترین جملات برای شروع گرم یک مکالمه را در اینجا می توانید ببینید (کلیک کنید)

4- هدفتان از برقراری تماس تلفنی را به صورت واضح بیان کنید

بعد از اینکه گفتگویتان را با لحن دوستانه ای شروع کردید، وقت آن میرسد که صحبت هایتان را ادامه بدهید. در این مرحله شما باید دلیل تماستان را به طور واضح و شفاف بگویید تا به این ترتیب اطلاعاتی که لازم دارید را راحت و سریع دریافت کنید.

می توانید از این عبارات استفاده کنید:

• I am just calling to ask…   من تماس گرفتم که بپرسم
• I wondered if you could help me with something.   میخواستم ببینم می تونید در مورد یه مساله ای به من کمک کنید
• Thanks for taking the time to speak with me. I have a question for you about…   از اینکه برای صحبت با من وقت گذاشتید ممنونم. من ازتون یه سوال دارم درباره

ضمنا اگر روش درخواست چیزی را بلد نیستید در این مطلب همه جملاتش را توضیح داده ایم.

5- رفتار خوب و محترمانه را فراموش نکنید

اکثر افراد موقع یادگیری یک زبان جدید ترجیح می دهند موقع حرف زدن از جملات کوتاه و مستقیم استفاده کنند تا منظورشان راحت تر فهمیده شود. با اینکه این کار فکر خوبیست و به شما کمک می کند تا از اشتباهات و سوء تفاهم ها جلوگیری کنید، اما گاهی اوقات این صراحت پشت گوشی تلفن می تواند بی ادبانه به نظر برسد. چون طرف مقابلتان نمی تواند زبان بدن یا لبخند گرم و دوستانه شما را ببینید.

برای اینکه گفتگوی تلفنی مودبانه ای داشته باشید چند روش آسان وجود دارد. برای پرسیدن سوالات به شکل خیلی مودبانه Could you/ would you + please + فعل ساده + درخواستتان+؟ استفاده کنید.

به جملات زیر دقت کنید:

• Can you write that report?   میتونی اون گزارش رو بنویسی؟ (کمتر رسمی)
• Could you please write that report?   میشه لطفا او گزارش رو بنویسی؟ (رسمی تر)

یادتان باشد که اگر لازم بود از آن شخص برای صحبت با شما تشکر کنید و حتما مکالمه تان را مثل نامه ها با یک عبارت و جمله دوستانه به پایان برسانید. می توانید از جملات زیر یا مشابه آنها برای این کار استفاده کنید:

• I hope you have a good weekend!   امیدوارم آخر هفته ای خوبی داشته باشید
• I’m looking forwards to working with you again soon.   من مشتاقانه منتظر همکاری مجدد با شما هستم
• It’s been great to hear your perspective.   شنیدن نقطه نظرات شما بسیار عالی بود
• I hope you have a productive afternoon.   امیدوارم بعدازظهر پرباری داشته باشید

6- روی تلفظ صحیح کلمات کار کنید

همه ما آدمهایی را می شناسیم که پشت گوشی صدا یا لهجه خاصی دارند. لهجه شما و طرز ادای کلماتتان تاثیر بسیار چشمگیری روی روند صحبت کردنتان دارد. لازم نیست موقع صحبت کردن با تلفن صدایتان را تغییر بدهید ولی لازم است که همه کلمات را به شکل واضح و درستی ادا کنید.

اگر قرار است همه چیز را به صورت تلفنی با شخص مورد نظرتان در میان بگذارید، از قبل روی نحوه تلفظ اسامی خاص مثل نام یک محصول یا مشتری خاص کار کنید. برای این کار می توانید از الفبای آوایی ناتو (NATO phonetic alphabet) استفاده کنید. این الفبا مجموعه ای از کلمات رایج است که برای ارتباط واضح در ماموریت های هوایی استفاده می شود. در این الفبا برای مشخص شدن هر حرف، از یک کلمه به عنوان مثال برای آن حرف استفاده می کنند تا مشخص شود که منظور چه حرفیست. به عنوان مثال: D مثل Delta، O مثلOscar، G مثل Golf. مهم ترین موضوع در تلفظ، استرس و سیلاب کلمات است که در اینجا قوانینش را توضیح داده ایم.

7- سعی کنید همانقدر که صحبت می کنید، گوش هم بدهید

خب، تا اینجا یاد گرفتید که باید روی استفاده از جملات صحیح، توجه به لهجه و تلفظ و مودبانه برخورد کردن تمرکز کنید. اما نباید مهمترین قانون هر گفتگویی را از قلم انداخت: به اندازه ای که حرف می زنید، گوش هم بدهید. با استفاده از برخی عبارات کوتاه می توانید مخاطبتان را متوجه کنید که در حال گوش کردن به حرف هایش هستید.

از این جملات می توانید استفاده کنید:

• That’s interesting.   جالبه
• Good point.   نکته خوبی بود
• I understand.   متوجهم
• Yes.  بله
• Okay.  بسیار خب

اگر طرف مقابلتان سوالی پرسید و مطمئن نبودید که باید چطور جواب بدهید، سعی کنید از سرنخ های موجود در جمله خود آن فرد استفاده کنید:

• Q: What are the benefits of switching to your product?   سوال: استفاده از محصولات شما چه مزایایی دارد؟
• A: The benefits of switching to our product are…   جواب: مزایای رفتن به سمت استفاده از محصولات ما عبارتند از

اگر لازم می بینید که طرف مقابلتان چیزی را تکرار کند حتما از او بخواهید که این کار را بکند تا منظور او را کاملا متوجه شوید. می توانید از این جملات برای این کار استفاده کنید:

• Sorry, could you repeat that, please? I got cut off for a second.   ببخشید، میشه لطفا دوباره جملتون رو تکرار کنید. من یه لحظه قطع شدم
• Could you say that again a little more slowly, please?   میشه لطفا این جمله رو دوباره کمی شمرده تر بگید؟
• What exactly do you mean by that?   منظورتون دقیقا از این مساله چیه؟ (اگر لازم است که فرد واضح تر سوالش را بپرسد)

اگر مکالمه تلفنی تان نسبتا طولانی بود، بهتر است یک دفترچه یادداشت کنار دستتان داشته باشید تا نکات مهم و ضروری در صحبت های مخاطبتان را یادداشت کنید. این کار به شما کمک می کند تا سوالات بعدی مورد نیاز را بپرسید.

8- در صورت امکان، محیط اطرافتان را آرام کنید

اگر می توانید، حتما در یک مکان آرام و بی سر و صدا تماس تلفنی تان را برقرار کنید. صحبت به زبان دوم با تلفن به اندازه کافی سخت است و مطمئنا دلتان نمی خواهد سر و صداها کار را برایتان سخت تر هم بکنند! تا حد ممکن است اسپیکر تلفن استفاده نکنید و اگر به هندزفری نیاز دارید، هدفون یا هدست صدای بهتری به شما می دهند. اگر در دفتر کارتان تماس تلفنی می گیرید، بهتر است به اتاق جلسات بروید تا جای خصوصی و آرامی برای صحبت داشته باشید. به این ترتیب آرامشتان به هم نمی خورد و دستپاچه نمی شوید.

10 فعل عبارتی (phrasal verbs) انگلیسی که در مکالمات تلفنی استفاده می شوند

یکی دیگر از روش های تقویت مهارت مکالمه انگلیسی با تلفن، یادگیری افعالیست که در این شرایط استفاده می شوند. ما در اینجا 10 تا از فعل های عبارتی که موقع صحبت با تلفن زیاد به گوشتان می خورد را ذکر می کنیم:

1- Hold on

• Could you hold on a moment, please?   میشه لطفا یه لحظه صبر کنید؟

“Hold on” در اینجا به معنای این است که لطفا گفتگویتان را متوقف کنید ولی تماس را قطع نکنید. گاهی اوقات هم “on” حذف می شود و فقط “Hold” به کار می رود که باز هم همان معنی را می دهد؛ مثلا: Could you hold, please?

خیلی از تلفن های همراه و ثابت دکمه ای برای به تعلیق نگه داشتن تماس دارند که باعث مکث و وقفه در تماس می شوند ولی تماس تلفنی به طور کامل قطع نمی شود.

2- Put (a call) through

• I’m just going to put you through right now.   الان شما رو وصل می کنم

Put (a call) through به معنای وصل شدن به فردیست که با او تماس گرفته اید. اگر با خط راهنماخدمات مشتری تماس بگیرید، اپراتور یا نفر اولی که با شما صحبت می کند شما را به نماینده بخش مربوطه وصل می کند تا مشکلتان را حل کند.

3- Call back

• I’ll ask her to call you back when she gets home.   از او میخوام وقتی به خانه برگشت با شما تماس بگیره

این فعل بسیار رایج به معنای “تماس با شخصی است که قبلاً با شما تماس گرفته”. همچنین اگر شخصی که قصد دارید با او صحبت کنید در دسترس نباشد می توانید “request a call back” (درخواست تماس از طرف او) کنید.

4- Pick up

• No one is picking up. Maybe they’re not home.   هیچ کس گوشی رو برنمیداره. شاید خونه نیستند

این فعل عبارتی به معنی “پاسخ دادن به تلفن” است. این کلمه از تلفن های ثابت گرفته شده که برای جواب دادن به آنها باید گوشی را برداشت. بنابراین می توان آن را به “برداشتن گوشی” هم ترجمه کرد.

5- Speak up

• I’m afraid I can’t hear you, there’s some background noise. Could you speak up please?   نمیتونم صداتون رو بشنوم. اطرافم سر و صدا هست. میشه لطفا بلندتر صحبت کنید؟

Speak up به معنی “بلندتر صحبت کردن” است و در مواقعی که نتوانید صدای فرد پشت گوشی را به خوبی بشنوید به کارتان می آید.

6- Cut off

• I can’t hear her anymore. I think we got cut off.   نمیتونم صداشو بشنوم. فکر کنم قطع شدیم

Cut off به معنای قطع شدن ناگهانی و غیر منتظره یک مکالمه تلفنی به دلیل مشکلات فنی است.

7- Break up

• Could you repeat that? You broke up for a second.   میشه دوباره تکرار کنید؟ یه لحظه صداتون قطع شد

وقتی break up اتفاق می افتد، یعنی شما نمی توانید به دلیل مشکلات اتصال تماس، صدای طرف مقابلتان را به وضوح بشنوید.

8- Switch off/turn off

• My phone was switched off because the battery had died.   گوشیم خاموش بود چون باتریش تموم شده بود

Switch off یا turn off به معنی “غیرفعال کردن” یا “جلوگیری از کار کردن چیزی” است.

9- Ring off

• We talked for an hour and then I rang off.   یک ساعت حرف زدیم و بعد قطع کردم

این فعل به معنی “پایان دادن به تماس” است و فقط ر ایالات متحده و کانادا استفاده می شود و بسیار قدیمی است.

10- (the phone) Hang up

• He was so angry that he hung up on me!   آنقدر عصبانی بود که گوشیو روی من قطع کرد

“hang up” به معنی “پایان دادن به تماس” یا “قطع کردن تماس” است. حواستان باشد که “hang up” را با “hang on” اشتباه نگیرید! “hang on” به همان معنای “hold on” (منتظر ماندن پشت خط برای یک مدت. ) است و اغلب به جای آن استفاده می شود.

2 ویدیو (اولی دوستانه و دومی رسمی)

رایج ترین واژگان تلفنی