ما اغلب در ایمیل ها و نامه هایمان درخواست هایی را مطرح می کنیم اما یادتان باشد که نوشتن ایمیل درخواست در زبان انگلیسی نیازمند رعایت اصول حرفهای و ساختار مشخص است.
ساختار ایمیل درخواست بطور خلاصه …
1-موضوع (Subject): کوتاه، واضح و مرتبط با درخواست.
مثال: Request for Information / Meeting Request
2-سلام و احوالپرسی (Greeting): از نام گیرنده (اگر میدانید) با لحن محترمانه استفاده کنید.
مثال: Dear Mr. Smith, / Dear [Name], / Hello [Name],
3-مقدمه (Introduction): خودتان را معرفی کنید (اگر لازم است) و هدف ایمیل را مختصر بیان کنید.
مثال: My name is [Your Name], and I am writing to request [specific request].
4-بدنه اصلی (Body): درخواست را واضح و با جزئیات لازم توضیح دهید. لحن مودبانه نگه دارید و دلیل درخواست را (در صورت نیاز) ذکر کنید.
مثال: I would appreciate it if you could provide [details of request]. This is because [reason, if applicable].
5-نتیجهگیری و تشکر (Closing): از گیرنده تشکر کنید و آمادگی برای پاسخ یا اطلاعات بیشتر را نشان دهید.
مثال: Thank you for your time and consideration. Please let me know if you need further details.
6-امضا (Signature): نام کامل، عنوان (در صورت نیاز) و اطلاعات تماس.
مثال: Best regards, [Your Full Name], [Your Position, if applicable], [Contact Info]
توضیحات کامل نوشتن نامه های درخواست در انگلیسی
برای این کار باید از عباراتی مانند could you و would you استفاده کنیم. در زیر فهرستی از درخواست هایی که می توان با دو عبارت بالا نوشت را مشاهده می کنید.
به میزان رسمی بودن جملات توجه کنید:
| بسیار رسمی |
I would be grateful if you could send me … .
اگر امکان داشته باشد … را برایم ارسال کنید بسیار ممنون می شوم
I would appreciate if you could … .
ممنون می شوم اگر بتوانید… |
| رسمی |
Could you please send me … ?
ممکن است لطفا … را برایم بفرستید؟
Could you send me … , please
لطفا… را برایم بفرستید |
| رسمی اما مستقیم |
Could you send me … ?
می توانید … را برایم بفرستید؟
Would you send me … ?
آیا… را برایم می فرستید؟ |
| مستقیم تر |
Please send me … .
لطفا … را برایم بفرستید |
نمونه های دیگر
|
I would request (+ noun)
I would request your immediate attention to the matter.
من خواهان توجه فوری شما به موضوع هستم.
(بسیار رسمی، برای ابراز نارضایتی) |
|
Could you possibly
ممکن است لطفا
Could you possibly send it before Friday?
آیا ممکن است لطفا آن را تا قبل از جمعه بفرستید؟
(محتمل) |
قیدهای مانند also و therefore می توانند در درخواست ها به شرح زیر استفاده شوند:
- I would also be grateful if you could send me … . اگر بتوانید … را نیز بفرستید سپاسگزار شما خواهم بود
- I would therefore be grateful if you could send me … . بنابراین اگر بتوانید … را برایم ارسال کنید، سپاسگزار شما خواهم بود.
- Could you therefore please send me … ? بنابراین می توانید لطفا … را برای من ارسال کنید؟
- Could you therefore send me … ? بنابراین می توانید … را برای من بفرستید؟
- Could you also send me … ? آیا می توانید … را نیز ارسال کنید؟
عبارت های کاربردی برای بدنه اصلی ایمیل
ذکر فایل های پیوست شده/ ذکر اطلاعاتی که در بخش های دیگر آمده است.
- (For your reference,) please find the information/ the document/ some data/… attached. (به عنوان مرجع) لطفاً به اطلاعات/ اسناد/ داده ها / …ی پیوست شده توجه کنید
- Please see (the information/ the website/ the diagram/ the…) below (for more details/ for…). لطفاً (برای جزئیات بیشتر) اطلاعات/ وبسایت/ دیاگرام که در زیر آمده است؛ ببینید
- If you look at the first line/ bullet point/ paragraph/ section/ page of… (below), you will see that… اگر به خط/ پاراگراف/بخش/ صفحه ی … (زیر) نگاهی بیندازید؛ خواهید دید که..
- the parts in bold/ in red/ in green/… are my comments/ are my boss’s feedback/ are the changes in the second draft/ are… بخش مشخص شده به صورت بولد/ با رنگ قرمز/ با رنگ سبز/… نظرات من/ بازخورد رئیس مان بوده و تغییرات در پیش نویس دوم / …. هستند
- I’ve pasted in…. below./ I’ve copied in…. below./ I’ve put a copy of… below. من …. را در زیر الصاق کرده ام/ …. را در زیر کپی کرده ایم/ یک کپی از …. را در ادامه آورده ام
- I’ve attached…/ … is attached. من فایل …. را پیوست کرده ام/ فایل…. پیوست شده است
بیش از یک درخواست در یک نامه یا ایمیل
اگر می خواهید در یک نامه یا ایمیل دو درخواست را مطرح کنید، درخواست دوم باید شامل کلمه also باشد، مانند مثال زیر:
آقای اسمیت عزیز
اخیراً تبلیغاتی درباره محصولات جدید شما در زمینه تجهیزات آشپزخانه دیده ام.
من یک مغازه خرده فروشی کوچک کالاهای خانگی دارم و علاقه مند به خرید برخی از محصولات جدید شماهستم. بنابراین آیا می توانید لیست قیمت خود را برای من ارسال کنید؟ [درخواست اول]
اگر بتوانید جزئیات مربوط به نحوه ارسال و هزینه پستی را نیز بفرستید سپاسگزار شما خواهم بود. [درخواست دوم با also]
پیشاپیش از شما متشکرم.
با احترام
نکات مهم
۱-حتما موارد زیر را در ایمیل شرح دهید:
- دلیل نوشتن ایمیل
- ماهیت مسئله
- نتیجه ای که بدنبال آن هستید
- عذرخواهی برای ایجاد مزاحمت
۲-هنگام توضیح مسئله بیش از حد به جزئیات شخصی نپردازید، زیرا این یک وضعیت رسمی است و شما آن شخص را به خوبی نمی شناسید.
۳- برای درخواست های مودبانه از عبارت …I would be grateful if you could استفاده کنید.
۴- استفاده از اسم ها به جای افعال می تواند نوشتار شما را رسمی تر جلوه دهد. (برای مثال، به جای My circumstances have changed ، بگویید There has been a change in my circumstances)
بسیار کاربردی برای ایمیل و نامه نگاری