برای این که در امتحان زبان انگلیسی خود بدرخشید، بسیار مهم است که هر بخش را به خوبی بفهمید و به خوبی پاسخ دهید. نامه نوشتن یکی از موضوعاتی است که تاثیر زیادی روی نمره کلی شما دارد. بنابراین باید خودتان را به خوبی آماده کنید . نمونه های مختلفی را به اندازه کافی تمرین کنید تا نمره شما در این قسمت یک نمره کامل باشد.
اغلب دانش آموزان بین فرمت های دو نوع نامه رسمی و غیررسمی سردرگم می شوند. علاوه بر این که هر دو نامه برای اهداف متمایزی به کار می روند، با این حال ممکن است فرمت های آن هم با یکدیگر متفاوت باشد. به همین دلیل بسیار مهم است که در مورد فرمت هر دو نامه اطلاعات کامل داشته باشید و خودتان را آماده کنید . بنابراین در این پست به شما کمک می کنیم که خودتان را در این زمینه ارتقا دهید و حرفه ای شوید.
نامه رسمی و غیررسمی چیست؟
بیایید نگاهی به بعضی از تفاوت های مهم بین انواع نامه های رسمی و غیر رسمی بیاندازیم:
| نامه رسمی |
نامه غیر رسمی |
| برای اهداف تخصصی یا تجاری نوشته می شود |
معمولا برای اهداف شخصی پیش نویس می شود |
| به طور کامل از لحن رسمی در نوشتار استفاده می شود |
استایل و سبک نوشتار نامه به صورت احساسی یا معمولی در این نوع نامه نوشتن رایج است |
| باید دقیق و کاملا به هدف اشاره داشته باشد |
نامه های غیر رسمی می توانند طولانی باشند |
| مثال– مشتری ها، دانشگاه یا آموزشگاه |
مثال– دوستان یا خویشاوندان |
نوشتن نامه رسمی: فرمت و نمونه
زمانی که در حال نوشتن یک نامه رسمی هستید، بسیار مهم است که فرمت آن را بدانید و سپس فرمت نامه را کاملاً تخصصی نگه دارید. انگار که این نامه برای اهداف رسمی نوشته می شود و حتماً مشکلات تخصصی را در نامه بیان کنید . در چنین حالتی باید از فرمت نوشتاری نامه رسمی استفاده کنید.
- آدرس ارسال کننده: آدرس کامل و دقیق ارسال کننده را در قسمت بالا و سمت چپ بنویسید.
- تاریخ: حتما تاریخ را زیر آدرس بنویسید.
- آدرس دریافت کننده: آدرس صحیح دریافت کننده حتماً باید شبیه به آدرس ارسال کننده به طور دقیق نوشته شود.
- موضوع: اساسا این موضوع یک خلاصه یک خطی از مشکلی است که قرار است در نامه به آن اشاره کنید. باید بسیار خلاصه در حد یک خط نوشته شود.
- سلام و احوالپرسی: به یاد داشته باشید که این یک نامه رسمی است و باید تشریفات نامه کاملا رسمی و احترام آمیز باشد. مثلاً می توانید از کلماتی مثل Sir یا Madam استفاده کنید.
- بدنه نامه: مهم ترین بخش از نامه، بدنه نامه می باشد. می توان این محتوا را به دو یا سه پاراگراف برای هر قسمت از جزئیات تقسیم کنید که باید رسمی و اشاره کننده به نکته مورد نظر باشد.
- امضا: زمانی که می خواهید نامه را ببندید ، می توانید از عبارت ‘yours faithfully’ استفاده کنید و سپس نام خود را در انتها بنویسید.
برای این که شک شما در مورد نوشتار نامه برطرف شود ، در این قسمت نمونه ای از یک نامه رسمی را مشاهده می کنید:
موضوعات نامه رسمی
ممکن است دلایل مختلفی برای نوشتن یک نامه رسمی وجود داشته باشد که این دلایل شامل موارد زیر هستند:
- درخواست مرخصی به دلیل بیماری
- درخواست مرخصی به دلیل ازدواج
- درخواست مرخصی به دلیل بچه دار شدن
- نامه استعفا
- نامه ملاقات
- نامه پیشنهاد شغلی
- نامه شکایت
- نامه تجاری
فرمت نامه رسمی
فرمت عمومی نامه رسمی به شکل زیر است:
فرمت نامه رسمی در CBSE
در CBSE آزمون جامع علوم پایه یا موضوعات دانشگاهی و علمی باید نامه رسمی با فرمت زیر اعمال شود . این نوع نامه رسمی با فرمت مشابه باید توسط دانشجویانی دنبال شود که تحت نظر این هئیت تحصیل می کنند.
نامه رسمی استعفا
نامه استعفا یک نامه رسمی است که کارمند آن را به مدیر خود در صورت تمایل برای استعفا برای یک دلیل خاص می نویسد که فرمت آن به شکل زیر است:
نمونه نامه رسمی (اشاره به یک مشکل)
نمونه نامه رسمی در این قسمت آورده شده است که توسط ویرایشگر یک روزنامه نوشته شده و به مشکلاتی که آن ها با آن مواجه هستند، اشاره می کند و در روزنامه به آن تاکید می شود و توجه مسئولین را جلب می کند.
نامه دعوت رسمی (Invitation letter)
نامه دعوت برای دعوت از افرادی به یک مراسم خاص نوشته می‌شود. بعضی از نمونه های آن: دعوت بالا دستی به یک مراسم تودیع و معارفه در دانشگاه، از طرف کمپانی برای دعوت کردن جشن سالگرد شرکت، دعوت برای یک ملاقات یا یک کنفرانس و غیره می باشد. نوشتار نامه دعوت به شکل زیر است.
سایر نمونه های خاص
فرمت نامه رسمی به ویرایشگر روزنامه در انگلستان
فرمت نامه رسمی برای شکایت کردن از یک روزنامه در انگلستان
فرمت نامه رسمی به مجمع ناحیه ای در انگلستان
نامه رسمی به ویرایشگر هندوستان تایمز در انگلستان
فرمت نامه رسمی به مجمع ناحیه ای در انگلستان
ترفند های تخصصی و حرفه ای کردن کار نهایی
بعضی از راهکار ها و ترفند های مهم هستند که باعث می شود نامه تجاری شما تخصصی تر به نظر برسد:
تصحیح: بسیار مهم است یکبار از اول تا آخر بعد از کامل شدن نامه را بخوانید. هر گونه خطایی مانند غلط املایی، علامت گذاری و یا گرامری را اصلاح کنید. نامه می تواند بسیار عالی ارائه شود اما به شرطی که هیچ گونه خطایی در آن مشاهده نشود. همچنین می توانید از یک نفر بخواهید که این نامه را دوباره بخواند و اگر چیزی را جا انداخته بودید به شما یادآوری کند .
ضمیر های شخصی: حتی نامه های تجاری نیز از ضمایر شخصی استفاده می کنند. هنگام ارجاع دادن به خودتان یا فرد دریافت کننده در کل نامه از ضمایر شخصی استفاده کنید: I am contacting you in regards to, We appreciate your kind consideration . همیشه باید برای ارجاع دادن به خودتان از “I” و ارجاع دادن به دریافت کننده از “you” و ارجاع دادن به کمپانی یا سازمان از “we” استفاده کنید.
طول نامه: به یاد داشته باشید زمانی که یک نامه تجاری می‌نویسید، باید آن را خلاصه و کاملا مرتبط با نکته اصلی نگه دارید. زمان در نامه های تجاری بسیار مهم است و هیچ کس نمی خواهد مدام زمان زیادی را سپری کند تا به آن چیزی که می خواهید اشاره کنید، اشراف پیدا کند. جملات خود را کوتاه و تخصصی نگه دارید و از رسمی بودن بیش از حد استفاده نکنید که قطعا نامه شما را برای خواندن طولانی و خسته کننده می کند.
مرتبط با نکته اصلی: همانطور که پیشتر هم گفتیم، زمان در تجارت بسیار ارزشمند است و هیچ کس نمی خواهد زمان طولانی را صرف خواندن یک نامه کند. پس این گونه تصور نکنید که فرد دریافت کننده می تواند مدام تمام خطوط نامه شما را بخواند. پس باید از یک راهبرد مستقیم استفاده کنید و بیش از حد موضوع را بسط ندهید و طولانی نکنید. از نام های عمومی یا نام های مبهم استفاده نکنید. دقیقا به همان چیزی که می‌خواهید اشاره کنید تا به نتیجه مورد نیاز خود برسید.
به آن ها نشان دهید که چه چیزی ارائه می دهید و دقیقا چه می خواهید: یکی از چیز هایی که باید به یاد داشته باشید، بسته به نوع نامه ای که می نویسید، این است که خیلی به خودتان توجه نکنید. منظور ما این است نامه شما باید روی چیزی که می توانید به دریافت کننده پیشنهاد دهید، متمرکز باشد. مثلاً نامه درخواست شغل یا پیشنهاد خدمات که در آن باید به دریافت کننده چیزهایی را بگویید که می توانید به آن ها پیشنهاد دهید و آن ها را به یک فرد منحصر به فرد تبدیل کنید.
واژگان و اصطلاحات راحت: اصطلاحات و واژگانی استفاده کنید که فهم آن برای همه افراد راحت است. بیش از حد از واژه های تخصصی یا تکنیکی استفاده نکنید که فرد مقابل را سردرگم می کند و هدف نامه را به هم می ریزد . استفاده از تعداد کلمات زیاد و سخت می تواند نامه شما را از حالت تخصصی خارج کند.
فونت نامه: حتماً به نوع فونتی که هنگام نوشتن نامه تجاری استفاده می کنید، دقت کنید. استفاده از فرم دقیق همراه با یک فونت غلط، قطعا نامه شما را به هم می ریزد و باعث می شود که از حالت تخصصی خارج شود. اکثر تجارت ها فونت Ariel یا Times New Roman Font با سایز ۱۲ را ترجیح می دهند.